Rumah sakit adalah salah satu lembaga yang membutuhkan manajemen yang efisien dalam hal penjadwalan karyawan. Penjadwalan karyawan yang baik dapat meningkatkan kualitas pelayanan dan efisiensi operasional rumah sakit. Dalam era digital seperti sekarang, penggunaan teknologi informasi menjadi sangat penting dalam manajemen rumah sakit. Salah satu aspek penting dalam manajemen rumah sakit adalah penjadwalan karyawan. Oleh karena itu, sistem informasi penjadwalan karyawan rumah sakit melalui website menjadi solusi yang relevan dan efisien.

Analisis Kebutuhan Sistem

1. Manajemen Penjadwalan :

Sistem informasi harus dapat mengelola penjadwalan karyawan rumah sakit, termasuk jadwal harian, mingguan, bulanan, dan perubahan jadwal yang mungkin terjadi.

2. Pengelolaan Data Karyawan :

Data karyawan, termasuk identitas, jadwal kerja, kompetensi, dan preferensi, harus tersedia dan dapat diakses melalui sistem.

3. Integrasi Dengan Data Pasien :

Sistem juga harus terintegrasi dengan sistem informasi pasien, sehingga penjadwalan karyawan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pasien yang sedang dirawat.

4. Monitoring Kehadiran Karyawan :

Sistem harus memiliki fitur yang memungkinkan pemantauan kehadiran karyawan dan pelaporan ketidakhadiran.

5. Notifikasi dan Pengingat :

Sistem harus memberikan notifikasi dan pengingat kepada karyawan tentang jadwal mereka dan perubahan jadwal yang mungkin terjadi.

6. Ketersediaan Akses melalui Website :

Sistem harus dapat diakses melalui website sehingga manajer dan karyawan dapat mengaksesnya dari berbagai lokasi.

Perancangan Sistem

1. Basis Data Karyawan :

Sistem ini akan memiliki basis data yang mencakup informasi karyawan, seperti nama, alamat, nomor telepon, posisi, jadwal kerja, dan kompetensi. Data ini akan dikelola dan diperbarui secara teratur.

2. Modul Penjadwalan :

Modul ini akan digunakan untuk membuat dan mengelola jadwal karyawan. Manajer dapat mengatur jadwal mingguan atau bulanan dan mengelola perubahan yang mungkin terjadi.

3. Integrasi dengan Data Pasien :

Sistem akan terhubung dengan sistem informasi pasien rumah sakit untuk memastikan bahwa penjadwalan karyawan sesuai dengan kebutuhan pasien yang sedang dirawat. Misalnya, jumlah perawat harus sesuai dengan jumlah pasien.

4. Modul Monitoring Kehadiran :

Sistem akan m­­­emiliki modul yang memungkinkan manajer untuk memantau kehadiran karyawan dan melaporkan ketidakhadiran. Ini akan membantu dalam manajemen sumber daya manusia.

5. Notifikasi dan Pengingat :

Sistem akan mengirimkan notifikasi dan pengingat kepada karyawan melalui email atau pesan teks tentang jadwal mereka dan perubahan yang mungkin terjadi. Ini akan membantu mengurangi ketidaknyamanan dan ketidakhadiran yang tidak terduga.

6. Akses Melalui Website :

Sistem akan di-host dan dapat diakses melalui website. Manajer, karyawan, dan bahkan karyawan baru dapat mengakses jadwal mereka dan melakukan perubahan jika diperlukan.

Manfaat Sistem

1. Efisiensi Penjadwalan : Sistem ini akan mengoptimalkan penjadwalan karyawan, mengurangi overstaffing atau understaffing yang dapat mempengaruhi kualitas pelayanan.
2. Peningkatan Kualitas Pelayanan : Dengan penjadwalan yang lebih baik, rumah sakit dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pasien karena jumlah karyawan yang tepat tersedia saat diperlukan.
3. Pengurangan Kesalahan Manusia : Sistem ini akan mengurangi kesalahan manusia dalam penjadwalan dan memberikan notifikasi tentang perubahan jadwal, mengurangi konflik dan ketidaknyamanan.
4. Penghematan Waktu dan Sumber Daya : Manajemen penjadwalan yang efisien akan menghemat waktu dan sumber daya yang biasanya terbuang dalam penjadwalan manual.

Dengan perancangan sistem informasi penjadwalan karyawan rumah sakit melalui website yang tepat, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pasien. Selain itu, hal ini juga akan membantu dalam manajemen sumber daya manusia yang lebih efektif. Dalam dunia medis yang selalu berubah, sistem ini akan memberikan fleksibilitas dan adaptabilitas yang diperlukan untuk mengatasi perubahan jadwal dan kebutuhan pasien.­­­